O fechamento do ponto é aquele momento do mês em que o RH para tudo para conferir batidas, caçar justificativas e montar o espelho de cada colaborador. Em muitas empresas ele consome dias. Na maior parte das vezes, o problema não é o volume de gente, e sim cinco erros que se repetem todo mês.
1. Conferir tudo só no fim do mês
Quando a conferência acontece apenas no dia 30, ninguém lembra mais por que esqueceu de bater a saída no dia 7. O RH vira detetive e o colaborador fica na defensiva.
Como resolver: fazer a conferência diária. Olhar as batidas do dia de toda a equipe leva poucos minutos e permite pedir a justificativa enquanto o fato ainda está fresco.
2. Tratar tudo como se fosse exceção
Conferir linha por linha cada batida de cada pessoa é o jeito mais lento possível de fechar o ponto. A grande maioria dos dias está correta e não precisa de atenção.
Como resolver: trabalhar por ocorrências. Um bom sistema aponta sozinho o que fugiu do padrão (atraso relevante, saída antecipada, batida incompleta, falta suspeita) e o RH trata só isso.
3. Corrigir a marcação sem deixar rastro
Apagar uma batida errada e digitar a certa por cima parece resolver, mas cria um problema maior: numa fiscalização ou reclamação trabalhista, a empresa não consegue explicar o que foi alterado, por quem e por quê.
Como resolver: todo ajuste precisa guardar o valor original, o novo valor e o motivo. Isso transforma uma correção em algo que a empresa consegue defender.
4. Calcular banco de horas numa planilha paralela
A planilha de banco de horas é onde mora o erro de fórmula, a versão desatualizada e a discussão com o colaborador que tem outro número na cabeça.
Como resolver: o saldo deve sair do próprio ponto, comparando horas previstas pela escala com as horas trabalhadas. E o colaborador deve enxergar o mesmo número no aplicativo.
Lembrete legal: pela CLT, o banco de horas pode ser feito por acordo individual escrito quando a compensação acontece em até seis meses, e por acordo ou convenção coletiva para prazos de até um ano. Confira sempre a convenção da sua categoria.
5. Fechar o mês sem o aceite do colaborador
Sem um registro de que o colaborador conferiu e concordou com o cartão do mês, qualquer divergência vira palavra contra palavra.
Como resolver: gerar o cartão de ponto com os totais (previstas, trabalhadas, extras, débito e saldo) e pedir o aceite eletrônico, registrando data, hora e dispositivo.
O que muda quando esses cinco erros somem
Com conferência diária, ocorrências automáticas, ajustes rastreáveis, banco de horas calculado e cartão assinado, o fechamento deixa de ser um evento e passa a ser só a confirmação do que já foi tratado durante o mês. É assim que empresas saem de dias de fechamento para algumas horas.
Se a sua empresa tem mais de 20 colaboradores, o controle de jornada já é obrigatório pela CLT. Mas mesmo abaixo disso, um ponto bem feito é a melhor proteção contra passivo trabalhista.
Ponto eletrônico: Sistema de ponto eletrônico pelo celular, com reconhecimento facial, geolocalização, banco de horas e cartão de ponto assinável.